Inventorier sa collection : carnet, tableur ou application ?

Tant que tu as trente objets, tu les connais par cœur. Passé quelques centaines, tu hésites en brocante devant une pièce que tu as peut-être déjà chez toi.

Tenir un inventaire n'a rien d'administratif : c'est ce qui te permet de garder l'histoire de chaque pièce et de retrouver n'importe laquelle en dix secondes. La seule question, c'est avec quoi.

Pourquoi on finit tous par en avoir besoin

Les quatre moments où ça sert vraiment

• En brocante. Trancher en trois secondes, au lieu de reposer la pièce par prudence.
• Quand tu montres ta collection. Sans photo ni provenance, il n'y a rien à raconter sur les pièces.
• En cas de sinistre. Vol, incendie, dégât des eaux : c'est à toi de prouver ce que tu possédais, et les contrats plafonnent en général les objets de valeur. Le détail dépend de ce que prévoit ton contrat.
• Le jour où elle change de mains. Ceux qui la récupèrent sauront ce qu'ils ont devant eux, et ce que ça représentait.

Quand s'y mettre

Autant s'y mettre maintenant, même avec trois cents objets derrière soi. La méthode tient en deux minutes par pièce au moment où elle entre chez toi, et on l'a détaillée dans la règle des deux minutes. Ce qui suit ne répond qu'à une question : dans quoi tu les notes.

Le carnet : ce qu'il fait très bien

Ses vrais atouts

On a tendance à le balayer d'un revers de main, à tort. Le carnet ne tombe pas en panne, tient dans une poche et se remplit sans réseau au fond d'un vide-grenier. Pour beaucoup de collections, il suffit pendant des années.

Où il s'arrête

Ses limites arrivent toutes en même temps. On ne trie pas un carnet, on ne le fouille pas, on n'y met pas de photos, et il n'existe qu'en un seul exemplaire. Le jour où tu veux savoir combien de pièces tu as en dessous de tel état, tu relis tout.

Le tableur : le modèle de colonnes qui marche

Les colonnes à créer

Neuf colonnes suffisent, dans cet ordre. Six d'entre elles sont les informations universelles décrites plus haut, les trois autres sont propres au tableur.

• A, Numéro. Un identifiant unique, qui servira aussi sur l'étiquette du contenant.
• B, Nom exact. La référence complète.
• C, Série ou catégorie. C'est elle qui rendra les filtres utiles quand le tableau grandira.
• D, Date d'acquisition. Au format date du tableur, pour pouvoir trier.
• E, Prix payé. Le nombre seul, sans symbole, sinon la somme ne marche pas.
• F, Provenance. En texte libre.
• G, État. Avec le grade de ton domaine, et le défaut en clair.
• H, Emplacement. Le numéro du contenant.
• I, Notes. Tout ce qui ne rentre nulle part ailleurs.

Les lettres comptent, parce que les formules qui suivent s'y réfèrent.

Quatre formules qui font gagner du temps

• Le total dépensé. =SOMME(E2:E1000) sur la colonne des prix payés, en pensant à étendre la plage quand le tableau grandit.
• Le compte par état. =NB.SI(G:G;"NM") pour savoir combien de pièces sont dans un grade donné.
• La détection de doublons. =NB.SI($B:$B;$B2)>1 en mise en forme conditionnelle, appliquée à toute la plage : les lignes en double se colorent entières. Les dollars sont indispensables, sans eux la règle se décale de colonne en colonne.
• Le filtre automatique. Pas une formule, mais c'est ce qui transforme un tableau en outil de recherche. À activer dès la première ligne.

Ces noms de fonctions valent pour un tableur configuré en français, avec le point-virgule comme séparateur. En anglais, ce sont SUM et COUNTIF, avec des virgules.

Ses trois angles morts

Le tableur cale toujours aux mêmes endroits. Les photos, d'abord : il peut stocker un lien, pas gérer une bibliothèque d'images. Le partage ensuite, puisqu'il faut renvoyer un fichier à jour à chaque fois qu'on veut montrer quelque chose. Et la sauvegarde, parce qu'un tableau vit en général sur un seul disque, dans un seul dossier.

Et on ne remplit pas un tableur sur un parking de brocante, l'objet dans une main.

Les applications dédiées : ce qu'on gagne

Ce qu'elles apportent en plus

Sur le tableau lui-même, une application d'inventaire n'apporte rien de plus qu'un tableur. Son intérêt est ailleurs.

• Les photos. Plusieurs vues par objet, dont celle du défaut, gérées comme du contenu et pas comme une pièce jointe.
• Les champs typés. Une année se comporte comme une année, un prix comme un prix, un état comme une liste fermée. Un tableur, lui, accepte « NM », « nm » et « Near Mint » dans la même colonne.
• La recherche et les filtres. Sans rien préparer à l'avance.
• Le partage par lien. Ou rien du tout, si tu préfères garder la collection pour toi.
• La saisie mobile. Sur place, pendant que tu as encore l'objet en main.

Les critères, et les limites du gratuit

Sur le site, 13 types de critères personnalisés sont disponibles, de la date à la note en étoiles en passant par la liste déroulante, le prix ou le pays. Le compte gratuit en autorise trois par collection, avec 100 objets et 4 photos par objet : large pour une première collection, trop juste pour trois mille timbres.

Les bases spécialisées, et leur angle mort

Là où elles sont très fortes

Dans certains domaines, il existe des bases de référence qui font un travail qu'aucun outil généraliste ne peut faire : elles connaissent déjà les objets. Tu tapes un nom, la fiche se remplit toute seule avec la référence, l'année, le pressage.

• Discogs. Pour la musique enregistrée.
• Numista. Pour les monnaies et les billets.
• BoardGameGeek. Pour les jeux de société.
• Brickset et Rebrickable. Pour les sets LEGO.
• LibraryThing. Pour les livres. Goodreads, lui, suit tes lectures et pas tes exemplaires.

Ce qu'elles ne couvrent pas

Si tu ne collectionnes qu'une seule chose et qu'elle figure dans l'une de ces bases, utilise-la, rien ne fait mieux sur son terrain. L'angle mort apparaît dès que tu sors du catalogue : une pièce non référencée, un objet artisanal. Et si tu collectionnes trois choses sans rapport, tu finis avec trois comptes, trois interfaces et aucune vue d'ensemble.

Les champs qui changent selon ce que tu collectionnes

Les six informations universelles, tu les connais : nom, date, prix, provenance, état, emplacement. Ce sont celles qui viennent après qui font la différence entre une liste et un vrai inventaire.

Par famille d'objets

• Livres. ISBN, éditeur, numéro d'édition et de tirage, présence de la jaquette.
• Disques. Label, numéro de catalogue, pays et année de pressage, mentions de la matrice, et deux états séparés pour le vinyle et la pochette.
• Jeux vidéo. Plateforme, région, complétude détaillée (boîte, notice, cales), numéro de révision.
• Monnaies. Pays, année, atelier, métal, qualité de frappe.
• Timbres. Pays, année, numéro de catalogue, neuf ou oblitéré, présence d'une charnière.
• Cartes. Extension, numéro dans la série, langue, rareté, note si la carte est gradée.

Les grades que tu inscriras dans la colonne « état » n'ont rien d'universel : chaque domaine a le sien, et le vocabulaire des annonces détaille les principaux. Reprends l'échelle de ton domaine plutôt que d'en inventer une, sinon tes notes ne parleront qu'à toi.

Deux colonnes qu'on remplit mal

Le prix payé. C'est celle qu'on saute, parce que le chiffre est parfois gênant à écrire. C'est pourtant l'information la plus irrécupérable de toutes : dans dix ans, tu te souviendras de la pièce, pas de ce qu'elle t'a coûté.

L'état. Photographie le défaut, pas seulement le bel angle. Une fiche qui montre la rayure vaut mieux qu'une fiche qui la mentionne, et c'est ce qui te dispensera de ressortir l'objet pour vérifier.

À quoi ressemble une fiche bien remplie

« The Legend of Zelda: Ocarina of Time, Nintendo 64, PAL FR, complet en boîte avec notice et cale, acheté le 12/03/2024 en brocante à Tours, boîte insolée sur la tranche, rangé boîte 3 n° 47. »

Tout y est en une ligne : ce que c'est exactement, dans quelle version, dans quel état avec son défaut nommé, d'où il vient, quand, et où le retrouver. C'est ce niveau de détail qui rend un inventaire utile dix ans plus tard, et tu peux regarder des fiches déjà remplies pour voir comment d'autres s'y prennent.

Retrouver physiquement un objet

C'est la partie que tout le monde néglige, et en général celle qui fait perdre le plus de temps. Un inventaire qui te dit que tu possèdes une pièce devrait aussi te dire où elle est.

• Les numéros. Numérote les contenants plutôt que les objets : boîte 1, boîte 2, bac A. Le numéro d'objet vit dans l'inventaire, celui de la boîte sur la boîte.
• La mise à jour. Note l'emplacement dans la fiche et corrige-le quand tu réorganises. C'est la seule ligne qui bouge régulièrement.
• Étiquette le contenant, pas l'objet. Jamais de colle ni d'encre sur la pièce elle-même, et pas d'adhésif dit repositionnable sur une pochette : il sèche et laisse un résidu. Un petit carton sans acide glissé à côté fait le travail.

Pour les collections en pochettes ou en classeurs, le rang suffit souvent : classeur 2, page 14. L'important est que la logique soit la même partout, sinon personne ne la comprendra, toi compris.

Passer d'un tableur à autre chose sans tout ressaisir

C'est ce qui bloque le plus de monde, alors que la manipulation est simple. Personne ne recommence deux cents fiches à la main.

La marche à suivre

1. Nettoie ton tableau. Une ligne par objet, un seul en-tête sur la première ligne, aucune cellule contenant un retour à la ligne.
2. Enregistre en CSV UTF-8. Les tableurs proposent souvent deux variantes de CSV, et l'autre casse les accents.
3. Reprends exactement les intitulés du modèle. L'appariement se fait sur le nom de la colonne, donc un en-tête mal orthographié est ignoré sans prévenir.
4. Importe par lots. Vingt lignes d'abord, tu contrôles le résultat, puis le reste. Au-delà de deux mille lignes, le fichier est tronqué.

Ce qui passe, et ce qui ne passe pas

Autant être franc, parce que c'est la limite la plus gênante du lot : sur un compte gratuit, l'import reprend le titre, la description et les tags. Les colonnes qui correspondent à tes critères personnalisés, prix payé, date, provenance, état, emplacement, il faudra les ressaisir. L'export CSV, lui, ressort les critères personnalisés mais pas les tags, et les photos s'exportent à part, dans un fichier ZIP.

Un modèle de fichier est téléchargeable depuis l'écran d'import, avec les bonnes colonnes déjà en place. Recopier tes données dedans reste plus sûr que de deviner les intitulés.

Si tu veux te faire une idée avant de tout basculer, tu peux importer une vingtaine de lignes dans une collection privée et la supprimer si ça ne te convient pas. Et garde ton tableur tant que tu n'es pas certain : pouvoir ressortir ses données est le minimum qu'on doit attendre d'un outil.